Jeg elsker *virkelig* at lave præsentationer. Det er sådan en guilty pleasure for mig - jeg kan blive helt glad i maven og totalt opslugt på tid og sted, når jeg skal omdanne kompliceret stof til et oplæg, der giver mening for modtagerne.
Dårlige præsentationer er bad for business - sådan bogstaveligt talt
Sådan er det bare ikke alle, der har det. Og det betyder desværre, at der bliver lavet mange utrolig dårlige powerpoint-præsentationer rundt omkring. Faktisk har Christina Vasbo lavet en artikel om, hvad dårlige præsentationer koster virksomheder – og det er ikke småpenge, skulle jeg hilse at sige. Så der er god økonomi i at stramme op .
Alle kan lave gode præsentationer
Efter mange års øvelse ved jeg, at alle (ja, også dig uden grafisk sans:-)) med nogle simple tricks kan løfte sine præsentationer til et langt mere proff niveau. Derfor har jeg lavet en lille 3-trins guide, der kan hjælpe dig med at lave præsentationer, der fænger. Guiden er til dig, der:
starter med at lave din præsentation, før du kender mål og retning på indholdet
ofte ender med at skrive alt for meget tekst i alt for mange bullets
ender med at miste dit publikums opmærksomhed, fordi de læser dine slides frem for at lytte til dig
savner inspiration til at gribe opgaven an på en lidt anden måde
3 simple trin til at lave en virkelig gode præsentation
#1 - Sæt dig ind i dine modtagere
Første step handler om at kigge lidt nærmere på modtagerne af dit budskab, for det kan nemlig give dig uvurderlig input til, hvor du skal starte din præsentation. Og hvordan du kan tiltrække deres interesse. Nemlig først når du sætter dig i modtagerens sted, forstår du hvilke forbehold, bekymringer og forhindringer, der kan være på spil for at din præsentation bliver en succes. Og du får lejlighed til at fortælle, hvorfor dit oplæg er relevant for dem - og dermed demonstrere, at du ved, hvem du taler til.
Hvem er de? Hvad er deres profession, alder, interesser - og hvad siger det om dem?
Hvad ved de allerede om emnet? Måske ved de allerede meget om emnet, men fra en anden vinkel? Måske arbejder de med emnet på en måde, du gerne vil udfordre? Måske er det første gang, de hører om emnet? Måske er de eksperter på feltet, der sagtens kan modtage information på højt niveau. Dette er afgørende overvejelser for at ramme det rette niveau i din præsentation.
Hvordan er emnet relevant for dem? Overvej, hvilke aktier dine modtagere har i emnet og hvilken indgangsvinkel de kan forventes at have. Afhænger deres job af det? Ved de overhovedet, at emnet er relevant for dem? Vil du have dem til at gøre noget anderledes? Kan dit budskab hjælpe dem?
#2 - Lav en struktur før du går igang
Det her step er (også) super vigtigt. De fleste starter deres præsentationsarbejde med en blank skærm og en vag ide om, hvor de skal hen. Man tømmer hovedet og arbejder sig ind i opgaven, hvilket som regel munder ud i de der velkendte kedelige slides med alt for meget tekst og alt for mange bullets. Hvis du kun skal sætte ind ét sted, så er det her: Stop med at tømme dit hovede i slides. Stop med at overføre tekst fra rapporter, notater og andet godt. Bare stop.
For det første du skal gøre, er at lave en grovstruktur for din præsentation. Vi taler ikke om storyboards, resumeer eller andet langhåret og tidskrævende arbejde. Nej, vi taler om en simpel håndskrevet skitse i din notesbog, der forholder sig til dit budskab, din krog og hvilke mellemregninger, der skal til for at underbygge dit budskab.
Budskab - Hvad er det, dine tilhørere skal vide, sådan hvis du skærer det helt ind til benet? Find frem til dit kernebudskab og dine hovedpointer - og notér dem ned. Her er det supervigtigt, at du vælger det vigtigste og accepterer, at ikke alle nuancer kan komme med. Her kan det være en ide, at spørge sig selv: “Hvis mit publikum kun tager en eller tre ting med sig fra mit oplæg, hvad skal det så være?”
Krog - Her skal du bruge din viden fra #1. Hvordan bør du fremlægge dit budskab, med afsæt i den viden du har om dine modtagere? Tag udgangspunkt i deres “pains” (dét de ønsker at undgå) fx frustrationer, frygt, irritationer eller deres “gains” (dét de ønsker at opnå) fx drømme, ambitioner, interesser - og skab en vej til dit budskab. Rent praktisk kan dette eksekveres på flere måder.
Du kan addressere deres udgangspunkt direkte “Jeg ved at mange af jer, sikkert går og frygter [indsæt pain relateret til emnet]…, men jeg vil idag forklare, hvordan vi arbejder med at undgå den situation”
Lave en cliff hanger a la “Hvad har X med Y at gøre? - det ved I om præcis 35 minutter” eller “I løbet af den næste time vil jeg dele værktøjer, der kan ændre [indsæt noget de ønsker at ændre] for altid”
eller ved at stille et spørgsmål ud i salen “Hvor mange her kan nikke genkendende til denne situation?” henvisende til et billedslide, der illustrerer situationen
eller ved at addressere WIFM (Whats In It for Me?) ved at fortælle “Efter dette oplæg vil I være i stand til [indsæt noget de gerne vil opnå] og aldrig mere skulle [noget de ønsker at undgå]”
Mellemregninger - Disse dækker over den information, der skal medtages for at understøtte dit budskab. Det kan være undersøgelsesresultater, indikationer, facts eller andet, der på en eller anden vis bakker dit budskab op. Her er det igen vigtigt at sortere småt fra stort og vælge de vigtigste, så du ikke drukner modtagerne i information.
#3 - Lav en præsentation, der underbygger (ikke ødelægger) dit budskab
Langt om længe kommer vi til selve præsentationen - for nøglen til gode præsentationer ligger i forberedelsen. Nu har du en struktur. Du ved hvilken krog, du vil bruge som intro til dit budskab og du ved, hvilken information du skal medtage for at understøtte og legitimerer dit budskab.
Brug billeder, infografikker og diagrammer - Kig din struktur igennem punkt for punkt og tænk på, hvordan de hver især kan visualiseres i billeder, infografik eller diagrammer. Overvej også på, om der er nøgleord eller noget interessant statistik, der kan fremhæves for at understrege dine pointer. Det vigtige her er, at du punkt for punkt overvejer, hvordan dine slides kan understøtte din fortælling uden at stjæle fokus. Se på det sådan her: Du har en fortælling til publikummet, som på smukkeste vis understreges visuelt af dine slides. Men det er dig og din formidling, der forbinder prikkerne og skaber meningen.
Keep it simple - både i ord og billeder - Brug ét billede pr slide og lad det gerne fylde hele fladen. Hold dig til én overskrift eller nogle få nøgleord.
Drop store tekstmængder og bullets - Det kan være udfordrende at tænke i billeder, hvis man ikke er vant til det - men lige som alt andet, er det bare et spørgsmål om træning. Et godt benspænd du kan lave for dig selv, er at lave en regel om, at du ikke må bruge bullets overhovedet. Ja, jeg ved det - det ER svært. Men absolut noget at stræbe efter. Lange sætninger og store tekstmængder er nemlig en dårlig ide. For det der sker, når vi bliver præsenteret for noget tekst, det er, at vi helt automatisk begynder at læse. Og når vi læser, så lytter vi ikke. Og du har dermed mistet dit publikum.
Alle de mange undskyldninger
Jeg kender dem til hudløshed, så lad os tage dem med det samme. Alle de mange undskyldninger, der måtte være, for at du ikke kan lave præsentationer, som ovenfor beskrevet.
Jeg kan ikke huske mit oplæg, hvis ikke der står tekst på mine slides. "Brug notefunktionen!” - er mit helt korte svar. Du kan stadig have din støttetekst, uden at dit publikum skal forholde sig til det.
Jeg skal aflevere præsentationen efter mit oplæg - modtagerne forstår det ikke uden tekst. Igen. Brug notefunktionen. Du kan vælge at eksportere noterne med i en pdf, så de rent faktisk kan få en forklarende tekst med din præsentation.
Vi bruger præsentationen til en blanding af dokumentation og afrapportering - derfor skal alle detaljerne med. Jeg ved, der er mange, der bruger Powerpoint på denne måde, hvilket værktøjet også sagtens kan bruges til. Men at du har information til mange målgrupper og formål, skal ikke komme dit publikum til last. I virkeligheden er det måske bedre at lave et reelt notat til dine rapporter, så du undgår at “misbruge” indholdet mod de forkerte målgrupper. Du kan aldrig bare fyre det samme indhold af til forskellige målgrupper. Eller det kan du godt, men det vil have tvivlsom effekt.
Jeg er ikke grafiker - eller har adgang til en. Jamen, det behøver du så absolut heller ikke at være. I virkeligheden kan du holde dig til 4 billedslides og et lagkagediagram. Du skal blot holde det simpelt og skåne publikummet for dine egne noter.
Bare gå igang - øvelse gør mester
Jeg håber du har fået lidt fifs at gå videre med. Og så bare husk, at øvelse gør mester. Og at Rom ikke blev bygget på en dag. Du har taget det første vigtige skridt, nemlig at opsøge viden til at gøre det bedre end før. Og det er megasejt.
Har du spørgsmål eller brug for sparring eller hjælp er du altid velkommen til at kontakte mig.